Arbeitszeiten erfassen

Mit der Zeiterfassung hält dein Team fest, wer wann wirklich gearbeitet hat – ganz einfach per Handy. Du behältst den Überblick und hast die Nachweise parat, die du als Arbeitgeber brauchst.

Was ist der Unterschied zum Dienstplan?

Das verwechseln viele am Anfang – dabei ist der Unterschied einfach:

• Dienstplan – Wer soll wann arbeiten? Das ist deine Planung im Voraus (Menüpunkt Dienstplan).
• Zeiterfassung – Wer hat wann wirklich gearbeitet? Das ist der Nachweis danach, gestempelt von deinem Team selbst.

Beide Bereiche liegen im Menü direkt nebeneinander, funktionieren aber unabhängig voneinander. Ein Mitarbeiter kann laut Dienstplan um 9 Uhr anfangen, sich aber erst um 9:10 Uhr einstempeln – genau das zeigt dir die Zeiterfassung.

Warum du Arbeitszeiten aufschreiben musst

Als Arbeitgeber musst du die Arbeitszeiten deines Teams aufschreiben – das gilt seit 2022 für alle Betriebe, bei Minijobs schon deutlich länger. Aufzeichnungen musst du mindestens 2 Jahre aufbewahren.

Eine Gesetzesänderung ist außerdem in Planung: Sie soll die elektronische Erfassung zur Pflicht machen. Kleine Betriebe mit weniger als 10 Beschäftigten sollen davon ausgenommen bleiben. So oder so bist du mit Damin vorbereitet.

Damin hilft dir, diese Pflichten zu erfüllen – bei Sonderfällen hilft dir dein Steuerberater.

So stempelt dein Team

Jeder aus deinem Team stempelt sich am eigenen Handy mit dem eigenen Zugang ein – nicht du für alle:

1. 1Zeiterfassung im Menü öffnen
2. 2Auf „Kommen“ tippen, wenn die Arbeit beginnt
3. 3Bei einer Pause auf „Pause“ tippen – und auf „Weiterarbeiten“, sobald es weitergeht
4. 4Am Ende auf „Gehen“ tippen

Wird das Ausstempeln einmal vergessen, markiert Damin das automatisch als „Gehen-Zeit fehlt“. Du trägst die tatsächliche Gehen-Zeit dann einfach nach.

Zeiten prüfen und korrigieren

Als Inhaber:in findest du in der Zeiterfassung (im Menü direkt unter Dienstplan) alles, was du zur Kontrolle brauchst:

• Karten mit Soll, Ist und Differenz – dein Soll zählt erst ab deinem ersten erfassten Tag und berücksichtigt nur abgeschlossene Tage. Der heutige Tag kommt erst nach Feierabend dazu.
• Monatsübersicht pro Mitarbeiter – auf einen Blick, wer wie viel gearbeitet hat
• Hinweise bei fehlenden Pausen oder sehr langen Arbeitstagen
• „Gehen-Zeit fehlt“ – eigener Bereich für vergessene Ausstempelungen, die noch nachgetragen werden müssen

Möchtest du einen Eintrag ändern oder eine Zeit nachtragen, geht das jederzeit – aber immer mit einem kurzen Grund (z. B. „Ausstempeln vergessen“). Jede Änderung landet automatisch im Änderungsprotokoll, damit alles nachvollziehbar bleibt.

Berichte herunterladen und aufbewahren

Für deine Unterlagen kannst du jederzeit einen Bericht herunterladen:

• Tabelle (CSV) – für die Weiterverarbeitung, z. B. bei deinem Steuerberater
• Monatsbericht (PDF) – mit Unterschriftszeilen für dich und deine Mitarbeiter:innen

Läuft ein Arbeitstag noch (also wurde noch nicht ausgestempelt), steht im Bericht „läuft noch“ – dieser Tag zählt dann noch nicht in die Summe.