Kasse beim Finanzamt melden: Schritt für Schritt über ELSTER

Die Kasse läuft, die TSE ist eingeschaltet, die Belege gehen raus – und trotzdem fehlt bei vielen Salons ein Schritt: die Meldung beim Finanzamt. Sie ist schnell erledigt, wenn du die Angaben beisammen hast, und bleibt sonst gern monatelang liegen.

Die kurze Antwort: Ja, jede elektronische Kasse muss über Mein ELSTER beim Finanzamt gemeldet werden – auch eine Kassen-App auf dem iPhone oder iPad. Eine neue Kasse meldest du innerhalb eines Monats nach der Anschaffung. Wer es verpasst hat, holt es nach. Hier steht, welche Angaben ELSTER verlangt und wie du das Formular ausfüllst – Stand: Oktober 2026. Was eine Kasse sonst noch können muss, steht im Überblick Kassensystem im Salon: TSE, Belegpflicht und Meldung.

Wer muss seine Kasse melden?

Jeder, der mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem kassiert – so nennt das Gesetz Kassen aller Art. Die Pflicht steht in § 146a Absatz 4 der Abgabenordnung. Im ELSTER-Formular wählst du die Art deiner Kasse aus einer Liste:

• Computergestützte oder PC-Kassensysteme
• Tablet- und App-Kassen-Systeme – also auch die Kassen-App auf iPhone oder iPad
• Elektronische Registrierkassen

Gemeldet werden auch Kassen, die du gemietet oder geleast hast, und Geräte, die du schon gekauft hast, aber erst später einsetzen willst. Eine offene Ladenkasse – Geldkassette und Kassenbuch – ist keine elektronische Kasse und wird nicht gemeldet.

Hast du mehrere Standorte, gibst du für jeden eine eigene Mitteilung ab. Und wichtig für später: Jede Mitteilung enthält immer alle Kassen dieses Standorts – auch wenn du nur eine dazunimmst oder abmeldest.

Bis wann musst du melden?

Die Fristen stehen im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. Juni 2024:

Zwei Feinheiten: Bevor du eine Kasse abmeldest, muss ihre Anschaffung gemeldet sein. Und als Außerbetriebnahme zählt auch, wenn eine Kasse zerstört wird oder abhandenkommt.

Hast du die Frist verpasst, hol die Meldung jetzt nach – über dasselbe Formular. Merkst du später, dass eine Angabe falsch war, korrigierst du sie laut Anwendungserlass zur Abgabenordnung unverzüglich, und zwar wieder mit allen Kassen des Standorts.

Diese Angaben verlangt ELSTER

Das Formular fragt in drei Teilen. Die Felder stammen aus der Ausfüllanleitung des Bundesfinanzministeriums – leg dir diese Liste neben das Handy.

Zu dir und deinem Salon

• Steuernummer, Name und Anschrift
• Bezeichnung des Standorts, zum Beispiel wie in deiner Gewerbeanmeldung („Haarstudio Lena")
• Anzahl der Kassen an diesem Standort

Zu jeder Kasse

• Art der Kasse (siehe oben)
• Software: die handelsübliche Bezeichnung der Kassen-Software – bei einer App nicht das Betriebssystem des Handys
• Software-Version (kann angegeben werden; spätere Updates musst du nicht melden)
• Seriennummer, Hersteller und Modell
• Datum der Anschaffung und der ersten Inbetriebnahme

Zur TSE

• Seriennummer der TSE: 64 Zeichen, nur Ziffern und die Buchstaben A bis F
• BSI-Zertifizierungs-ID: nur Nummer und Jahr – aus „BSI-K-TR-1234-2021" wird „1234-2021" (Beispiel)
• Datum, an dem die TSE an der Kasse in Betrieb ging
• Bauform: SD-Karte, USB-Stick oder Cloud

TSE steht für Technische Sicherheitseinrichtung – das Siegel, das jeden Verkauf fälschungssicher speichert. Mehr dazu im Glossar unter TSE. Ihre Seriennummer steht in den Unterlagen deines Kassenanbieters und in der Regel auch auf dem Kassenbeleg.

Schritt für Schritt in Mein ELSTER

1. Unterlagen bereitlegen: Steuernummer, die Angaben zu Kasse und TSE – aus der Rechnung, dem Datenblatt deines Kassenanbieters oder dem Datenexport der Kasse.
2. In Mein ELSTER anmelden: Du brauchst ein ELSTER-Benutzerkonto. Die Meldung darf auch eine bevollmächtigte Person abgeben, etwa dein Steuerberater – verantwortlich für die Frist bleibst du.
3. Formular öffnen: Unter „Formulare & Leistungen" → „Alle Formulare" → „Sonstige Formulare" liegt die „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)". Direkt dorthin führt die Formularseite bei ELSTER.
4. Standort anlegen: Bezeichnung und Anzahl der Kassen eintragen.
5. Jede Kasse eintragen, jeweils mit ihrer TSE.
6. Prüfen und absenden: Lies die Seriennummern zweimal – bei 64 Zeichen ist schnell eines vertauscht.
7. Kopie ablegen: Leg die Mitteilung zu deinen Kassenunterlagen. Pflicht ist das nicht; nutzt du sie als Teil deiner Verfahrensdokumentation – der Beschreibung, wie deine Kasse eingerichtet ist –, gilt laut den Fragen und Antworten des Bundesfinanzministeriums eine Aufbewahrung von zehn Jahren.

Kassen-App und Cloud-TSE: worauf du achtest

Für Salons mit iPhone oder iPad als Kasse gibt es vier Besonderheiten:

• Art der Kasse: „Tablet-/App-Kassen-Systeme". Bist du unsicher, erlaubt die Ausfüllanleitung zur Vereinfachung „Computergestützte/PC-Kassensysteme".
• Software statt Gerät: Ist das Gerät austauschbar, gibst du laut Bundesfinanzministerium die Angaben der Kassen-Software an – nicht die Seriennummer deines iPhones. Gemeint ist die Seriennummer, die auch im Datenexport der Kasse für das Finanzamt (DSFinV-K) steht.
• Mehrere Geräte: Hat jedes iPad oder iPhone eine eigene Kassen-Seriennummer, wird jedes einzeln gemeldet.
• Cloud-TSE: Als Bauform wählst du „Cloud". Eine Cloud-TSE läuft im Rechenzentrum des Anbieters statt auf einem Stick – mehr im Glossar unter Cloud-TSE.

Und wenn die Kasse nicht gekauft ist? Für Kassen, die zum Beispiel geleast oder geliehen sind, gilt als Anschaffungsdatum der Tag, ab dem sie dir zur Verfügung steht. Ein Wechsel der TSE allein muss übrigens nicht gemeldet werden – du darfst die neuen TSE-Angaben aber freiwillig übermitteln.

So machst du das mit Damin

Mit der Kasse in Damin (Plan Business) musst du die Angaben nicht zusammensuchen. Unter Finanzen → Berichte im Reiter „Für den Steuerberater" liegen bei den „Kassendaten für das Finanzamt" die „Angaben zu deiner Kasse" – ein Datenblatt als PDF, gemacht für die Meldung bei ELSTER. Darauf stehen:

• Name und Anschrift des Salons, der Inhaber, Steuernummer und USt-IdNr. – hast du die beiden Nummern nicht hinterlegt, bleibt dort eine Zeile zum Ausfüllen frei
• Bauform, Anbieter und Seriennummer der Cloud-TSE, ihre BSI-Zertifizierungs-ID schon in der Form, die ELSTER verlangt, und das Datum ihrer Inbetriebnahme
• die Art der Kasse, wie du sie in ELSTER auswählst, dazu Name, Version und Hersteller der Kassen-Software
• jede Kasse mit Seriennummer, Bezeichnung und den Daten von Anschaffung und Inbetriebnahme

Das Datenblatt gibt es, sobald die TSE eingeschaltet ist; herunterladen können es Inhaber und Admins. Du überträgst die Angaben nur noch in das ELSTER-Formular. Wie die Seite aufgebaut ist, erklärt die Hilfe Berichte und Monatspaket für den Steuerberater.

Das Wichtigste in Kürze

• Jede elektronische Kasse – auch die Kassen-App auf dem iPhone – wird über Mein ELSTER gemeldet, eine neue innerhalb eines Monats nach der Anschaffung.
• Jede Mitteilung enthält alle Kassen des Standorts; bei App-Kassen zählen die Angaben der Kassen-Software, nicht die des Handys.
• Verpasst? Jetzt nachholen – mit Steuernummer, Kassen- und TSE-Angaben ist das schnell erledigt.

Wenn du Damin ausprobieren willst: 30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte – kassieren kannst du vorher im Übungsmodus, ohne dass etwas beim Finanzamt zählt.

Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Bei Fragen zu deinem Fall sprich mit deinem Steuerberater.