E-Rechnung im Salon: Was ab 2027 wirklich Pflicht ist

Dein Großhändler schickt die Rechnung für die Farbbestellung plötzlich als Datei, die sich am Handy nicht öffnen lässt. Das ist kein Fehler, sondern eine E-Rechnung – und davon wirst du in den nächsten Jahren mehr bekommen.

Die kurze Antwort: Empfangen können musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Selbst ausstellen musst du sie erst ab 2027 oder 2028 – und nur für Rechnungen an andere Unternehmen. Der Beleg für deine Kundin am Tresen bleibt, wie er ist. Was das im Salon-Alltag heißt und was du jetzt vorbereitest, steht hier – Stand: Oktober 2026.

Was eine E-Rechnung ist – und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat: Ein Programm kann Betrag, Datum, Steuersatz und Absender direkt auslesen, ohne dass jemand etwas abtippt. Grundlage ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland üblich sind zwei Formate:

• XRechnung: eine reine Datendatei. Zum Lesen brauchst du ein Anzeigeprogramm.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, außer den einfachsten Profilen MINIMUM und BASIC-WL): eine PDF-Datei, in der die Daten zusätzlich stecken. Du siehst eine normale Rechnung, ein Programm liest die Daten.

Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung. Das Bundesfinanzministerium nennt sie seit 2025 „sonstige Rechnung" – genau wie eine Rechnung auf Papier. So steht es in den Fragen und Antworten zur E-Rechnung.

Zum Ansehen einer XRechnung oder ZUGFeRD-Datei gibt es von der Finanzverwaltung einen kostenlosen E-Rechnungs-Viewer bei ELSTER.

Die Fristen auf einen Blick

Die Übergangsregeln stehen in § 27 Absatz 38 Umsatzsteuergesetz:

Lag dein Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 €, wird das Ausstellen für dich also erst 2028 Pflicht.

Was das für deinen Salon heißt

Kundenbelege bleiben, wie sie sind

Die Pflicht gilt nur, wenn ein Unternehmen eine Rechnung an ein anderes Unternehmen schreiben muss. Rechnungen an Privatkunden sind laut Bundesfinanzministerium ausgenommen. Färben, Schneiden, Maniküre für deine Stammkundin: Kassenbon wie bisher, auf Papier, per E-Mail oder als QR-Code.

Rechnungen von Lieferanten: Empfang sicherstellen

Hier betrifft es dich schon heute. Großhändler, Hersteller von Pflegeprodukten, der Handwerker für die neue Beleuchtung oder dein Software-Anbieter dürfen dir E-Rechnungen schicken. Für den Empfang genügt laut Bundesfinanzministerium ein E-Mail-Postfach. Aufbewahren musst du jede Rechnung acht Jahre – bei einer E-Rechnung so, dass die Datendatei unverändert bleibt.

Deine eigenen Rechnungen an Firmen

Ab 2027 oder 2028 betroffen ist alles, was du einem anderen Unternehmen für dessen Betrieb in Rechnung stellst. Typische Fälle im Salon:

• ein Hotel, das Behandlungen für seine Gäste bei dir bucht und monatlich bezahlt
• eine Film- oder Fotoproduktion, die Frisuren und Make-up bestellt
• eine Firma, die einen Verwöhntag für ihr Team bei dir bucht
• eine Schulung, die du für einen anderen Salon gibst

Verkaufst du Gutscheine an eine Firma, kläre mit deinem Steuerberater, welche Rechnung dafür nötig ist – das hängt von der Art des Gutscheins ab.

Zwei wichtige Ausnahmen

• Kleinbeträge bis 250 €: Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt, darf immer als sonstige Rechnung gehen (§ 33 UStDV). Der Haarschnitt für den Geschäftsmann, der eine Quittung für seine Firma will, braucht also keine E-Rechnung.
• Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Wie die Grenzen dafür seit 2025 aussehen, steht in Kleinunternehmerregelung im Salon.

Beispiel: Welche Rechnung braucht was?

Zur Orientierung fünf ausgedachte Fälle aus einem Salon mit 220.000 € Jahresumsatz – also Pflicht ab 2028:

Bis Ende 2027 darf dieser Salon dem Hotel und dem Fotostudio noch eine Papier- oder – mit deren Zustimmung – eine PDF-Rechnung schicken.

Checkliste: So bist du vorbereitet

1. Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen einrichten, etwa rechnungen@deinsalon.de, und sie allen Lieferanten mitteilen. So landet keine E-Rechnung zwischen Terminbestätigungen.
2. Ablage klären: Die Rechnungsdatei unverändert speichern, nicht nur ausdrucken oder als Foto ablegen. Acht Jahre Aufbewahrung gelten weiter.
3. Anzeige testen: Öffne eine E-Rechnung einmal im E-Rechnungs-Viewer bei ELSTER oder dem Programm deines Steuerberaters, damit du weißt, wie es geht.
4. Steuerberater fragen: Wie will er E-Rechnungen von dir bekommen – weitergeleitet, hochgeladen oder gesammelt?
5. Eigene Firmenrechnungen prüfen: Schreibst du Rechnungen an Hotels, Firmen oder andere Salons, kläre bis Ende 2027, mit welchem Programm du E-Rechnungen erstellst. Liegt dein Umsatz 2026 über 800.000 €, schon bis Ende 2026.

So machst du das mit Damin

Für deine Privatkunden ändert sich nichts: Die Kasse in Damin erstellt Kassenbons, die du druckst, per E-Mail schickst oder als QR-Code zeigst, und zu Online-Zahlungen eine Rechnung. Alle Belege findest du unter Finanzen → Transaktionen.

Für deinen Steuerberater gibt es im Plan Business jeden Monat ein fertiges Paket: Unter Finanzen → Berichte im Reiter „Für den Steuerberater" lädst du den „Monatsabschluss für DATEV" herunter – das Programm, mit dem fast alle Steuerberater arbeiten. Darin stehen alle erfassten Zahlungen, die Tagesabschlüsse und die Rechnungen zu Online-Zahlungen. Wie du die Angaben für DATEV einmal einrichtest, steht in der Hilfe Monatsabschluss für DATEV. Was ein DATEV-Export ist, erklärt das Glossar unter DATEV-Export.

Das Wichtigste in Kürze

• Empfangen musst du E-Rechnungen seit 2025 – ein E-Mail-Postfach reicht, die Datei bewahrst du acht Jahre unverändert auf.
• Ausstellen musst du sie nur an andere Unternehmen: ab 2027 bei über 800.000 € Vorjahresumsatz, sonst ab 2028.
• Privatkunden, Kleinbeträge bis 250 € und Kleinunternehmer sind ausgenommen – der Kassenbon am Tresen bleibt.

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Dieser Artikel ersetzt keine Steuerberatung. Bei Fragen zu deinem Fall sprich mit deinem Steuerberater.